イノベーションツールとは
あの資料何処に保存したかなぁ
大容量のパソコンにため込んだ資料を後から探すのは大変なことです。このため文書管理規定など作って、データ共有を行うのも一つの方法ですが、商家村塾では、こんな時に役立つ文書管理ツールもご提供しています。
RealGet Document Managerが、そんな行方不明の文書を管理するのに最適なツールです。
そこでこんなツールを考えた
Excelで作ったベースのシートを元に、文書を管理したい。
出来れば、エクスプローラではなくもっと簡単に作成したファイルの一覧が見たい。
もっと出来れば、作成済み文書を全文検索して探している文書を手っ取り早く見つけたい。
こんな考えで、作った第一弾が、Excelによる見積書の管理ツールです。
見積ってDB使って定型化するのも良いんでしょうが、いろんな見積に対応させるのは面倒で、結局ExcelやWordで仕様書や別添の資料を作ってシステムとは別のところに分散させる結果になります。
これって、最初からExcelを使って案件ごとの見積関連資料を全て作成する事に決めると、あとは、Excelファイルをどう管理するかだけです。
だから、見積書のベースを作成し、そこの日付や、お得意先の名前と案件名を登録したら、Excelがパッと開き、必要な作業は、従来のExcelだけ済ませ、単純に上書き保存する。
もし、提出前に変更が入っても、簡単に見積書を探し出し、内容を変更できます。
受注できても、出来なくても、とりあえず見積書はドンドンたまっていくもの、でも捨てるに捨てられず、どこかに保管しているんですね。
新人さんにOJTする時も、過去のデータをしっかり見たうえで、とりあえず、見積させれば、見積の肝心なところだけ、きっちり教えることもできますね。
と、まあ、こんな風に、新たな文化が生まれたわけです。
Excelって管理できるとめちゃくちゃ便利
ビジネス文書でExcelを活用する事は、ほんと便利な事です。ただ、Excelは、パーソナルデータになってしまいがち、そこでこんな管理ツールを使うことで、文書自体の活用がとても便利になります。
たとえば、ISOのドキュメント、これも小さな会社でISOを取得した後、システム導入できないので、ドキュメントは、WordやExcelを使っている事が多いようですね。
こんな会社に、こんなツールが有れば、定期監査のときも必要な文書が速やかに見つかりますし、問題点の把握などもとても楽になります。
わが社には、ホスティング情報がとにかく沢山あります。最近は定期的なパスワード変更や、アカウントもドンドン変えないとセキュリティも心配です。
そんな事にも、こんな文書管理ツールは役立ちます。
文書管理画面
RealGet Document Managerは、見積書や旅費精算、稟議書、伺いなどの定型文書の管理に最適なツールです。
従来お使いのExcelシートをそのまま、体系だてた手法で簡単に管理できます。
文書内の特定情報を元に一覧から選択できるうえに、全文検索機能も持つ、簡単な管理手法で多くのメリットを持つ文書管理が行えます。
パーソナルな文書から、社内全体で共通化した文書まで管理できる機能を持ていますので、様々なシーンでお役立ていただけます。
機能
