Excelで見積書イノベーション
Excelの活用でシステムが不便に感じる
見積書や、計算書など、表計算ソフトは様々なシーンで活用されます。
計算機能と、レイアウトが自由に出来ることなど、ビジネス文書に活用できる要素が豊富にあるからですね。
商家村塾のメンバーの多くも、見積だけではなく、発注書のひな型や、収支計算、請求書にまで使っているケースが有るそうです。
小さな会社にとってシステム導入するまでもない業務処理の大半は、Excelを活用することで対処できます。
業務用パッケージも低価格になり高機能で、販売管理や、経理処理など使っておられる会社も増えました。
販売管理などで、見積書の発行機能を持つものもありますが、それでもExcelで見積しているところは沢山いるみたいです。
この様に多くのビジネス文書をExcelで作成すると、文書の管理を考え、長い日本語のファイル名を付け保存し、ファイル管理で文書管理を行っているケースもよく見かけます。
実は、商家村塾のツールを担当するオフィス匠も見積は、未だにExcelで作成しています。
しかし、管理方法は若干違うんです。
従来、官公庁の受託を中心業務で進めてきた関係上、見積も予算段階のものと、契約段階のもの、そして契約後の追加や変更後の物など、ひとつの物件を何度も見積する事が多く、管理がとても大変だったので、Excelの便利さを活用し、管理面だけもっと簡単に出来る方法がないか検討し、結果的に今の文書管理ツールを作成しました。
Excelファイルを文書管理する方法
Excelファイルのプロパティなどを活用し、文書の詳細をエクスプローラで見る管理方法も考えられます。しかし、見積書など、複数の人間が作成する可能性の有る文書は、出来れば一元的に管理したいものです。
使いだすと、色んな都合や問題で、結果的に探すはめに、
こんな問題を、作成段階から整理可能なツールを導入すれば、ルールをある程度守れ、誰もが確認できる共有データになります。
ツールでデータの流れを決めることで、運用ルールが守られ、管理が楽に出来る。
社内で流通する文書を使い慣れたExcelでひな型化出来るので、運用でのコストを抑え様々な文書の管理が可能になります
文書管理は、タイトルや概要の絞り込み、抽出で探せるうえ、全文検索機能を活用すれば、各々のユーザーが追加した文書の中まで検索が可能になります。
