オフィス文書管理ツール
Excel見積書の管理から文書管理ツールの役割を理解する
人がOfficeデータの管理は、目的文書のカテゴリ分け（保存フォルダ選択）、ひな型文書、編集、保存と人が行ってます。
後日、見積書を変更したり、参照するため、当該ファイルを探すのも人が行ってきました。
最近は、デスクトップサーチ機能などOSやアドオンソフトも豊富に出ていますが、運用はリテラシーに依存する傾向が強く、標準化は進まないのが現状です。
本、文書管理ツールは、従来人が行ってきた管理要素のみ、ツールに任せる仕組みを採用しています。
このため、操作も簡単で、文書グループの定義そのものが、業務の標準化作業として発生しますが、設定そのものも従来の流れをそのままシステム化したような内容に無ています。
最も重要な文書データの編集に関しては、従来通り、全てアプリケーションが担いますので、特別な制約もなく、自由に文書編集できます。
見積書の管理フロー
- 使い慣れたExcelで基本文書（ひな型になるExcelデータ）を作成します。
- 文書管理ツールの文書グループの定義を行います。
- 文書管理ツールの環境設定で、管理データ保存先を共有します。
- 新規文書を作成し、運用を開始できます。
見積ひな型の作成
普段会社で使用中のExcelで作った見積書をひな型データとして利用する事にします。
明細行を書くと自動的に合計金額に計算結果が反映されるそんな計算式を埋め込んだ、ごく普通のExcelファイルで作った見積書です。
この見積書では、セル[A5]に、【得意先名】が入ります。セル[C8]には、【見積件名】が、セル[H1]には、【見積日付】が入るように定型化されています。
この様に、普段使っているExcelデータを元に簡単にひな型文書は作成できます。
作成されたひな型ファイルは、文書グループの設定時に必要となり、今後の運用でも新規文書作成時に必ず参照されますので、文書管理ツールの環境設定で指定したフォルダ内に個別の文書グループ別のフォルダを作成し、その中に保存する事にします。
文書グループの設定
文書管理ツールの設定の【文書グループ】タブを選択し、新規の文書グループの登録をします。
ここで、文書グループ名に【見積書】、文書フォルダは、見積専用の文書フォルダを新規作成し定義します。
基本文書ファイルには、先ほど作成したひな型データの保存先を開き、保存したExcelデータを指定します。
連動項目の設定は、ひな型のシートのセル[A5]【得意先名】、セル[C5]【見積件名】、セル[H1]【見積日付】となっているので、
連動項目の左の枠に、A5と書き、表示名に得意先と記入します。
C8、見積件名、H１、見積日付と3項目の連動項目を設定します
これで、保存ボタンを押せば、文書グループの定義は完了です。
新規見積書の作成
文書管理ツールの新規文書作成タブをクリックし、文書グループ一覧から、先ほど定義した【見積書】という、文書グループを選択すると、下部に、連動項目が表示されます。
得意先名、見積件名、見積日付を登録し、新規文書作成ボタンをクリックします。
Excelが起動し、下記のように、得意先名、見積件名、見積日付が反映され、新しいExcelBookが開かれます。
この後は、従来通りのExcel機能を活用し見積書を追記し、保存、印刷やメール送信、PDFファイルの作成、などを行い見積書を行っていただけます。
見積の管理
作成した見積書は、上記のように、連動項目を索引とする一覧で管理が可能です。