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文書管理ツール概要

Excel、Word、PowerPointなどのOffcieアプリケーションを使い、定型化された文書を管理されているケースが有ります。

作成されたデータは、ファイル名に文書情報を付けたり、目的別でフォルダ分けし管理される事が多く、後日内容確認をするには、ファイルを一つづ開き確認する事が結構多いものです。

これらのOfficeデータを一元的に管理するのが、文書管理ツールの目的です。

文書管理ツール構成

文書管理ツールは、基本となる管理データで複数の文書グループを一元的に情報管理します。

文書グループは、使い慣れたExcelやWord、PowerPointでユーザーが作成したデータをひな型ファイルとして活用できます。

文書グループは、新規文書作成時にひな型ファイルを元に新たなデータを作成し、登録時に定義した情報を自動的にリンクさせる事が出来ます。

作成された新規文書は、文書グループ内に自動的に連番を付与され新たなファイルとして作成されますが、Officeデータですから、ファイルマネージャからも簡単に開く事が出来ます。

文書管理ツールとデータの連携

文書管理ツールは、新規文書の作成時、同一の文書グループごとのテンプレートファイルを元に、新たな文書を作成し、従来のアプリケーションソフトをそのまま使って文書作成できます。

文書グループ毎のテンプレートも、Excel、Word、PowerPointなど、エンドユーザーの普段利用しているアプリケーションで作成でき、変更も随時可能な柔軟な発想で文書管理を行えます。

作成済みの文書の運用では、文書情報からターゲット文書の特定を行うため、文書情報の抽出機能を活用できるうえ、同一文書グループ内の文書データを全文検索する事も可能です。

個人や小規模グループでの、オフィスソフトのExcelやWord、PowerPointといった多種の文書をユーザーが普段使っているデータをベースにテンプレート化（基本文書化）出来るので、柔軟に文書管理を行えます。

ツールの機能