オフィス文書管理ツール
文書管理ツール 【文書グループ設定画面】
文書グループ設定画面の説明
文書グループ設定画面は、大きく分け上部の一覧領域と、下段のデータ登録領域にわかれています。
新規文書グループの追加は、上段の一覧画面での[*]のついた空白行を選択し、下段のデータ登録画面が、全て空になったのを確認の上、行ってください。
上段の一覧画面で既にデータが登録されている行を選択した場合、下段のデータ登録領域に変更可能な情報が自動で表示されます。データの編集作業を行う場合は、一覧表示の中のデータを選択し、作業を行ってください。
連動項目について
Excel及びPowerPointを基本文書ファイルとして登録した場合、新規作成時に、連動項目で設定した内容が、自動的に新規文書に反映されます。
Excelをご利用の場合、先頭のSheet内のどのセルでも指定可能で、最大4か所指定することが可能です。この設定を行うことで、新規文書作成時に、定義した内容が自動的に新規文書のセルに登録されます。
PowerPointを基本文書ファイルとして登録した場合、先頭ページが、プレゼンテーションのスライドレイアウト、「タイトルスライド」の場合、【タイトル】と【サブタイトル】に新規文書作成時に定義した内容が反映されます。
Wordを基本文書ファイルとして登録した場合、管理ツールの文書情報として登録されるだけで、Wordデータには全く反映されません。
※Wordの表紙機能や、テンプレート機能を使った基本文書を利用される場合、別途有償ですが、自動連携機能を追加するすこともできます。
登録済み文書グループの編集
抽出ボタン
文書グループ数が多くなり、文書グループの選択に時間がかかる際、抽出機能をご利用いただけます。 抽出キーワードを入力し、本抽出ボタンをクリックする事で、文書グループ名に該当する文字が有るものだけチボリ込み処理が可能です
一覧情報の並び替え
文書グループ情報の一覧画面の項目（見出し）名をクリックする事で、各項目ごとに昇順・降順の並び替えが可能になります。
編集
編集対象の文書グループ選択後、各データ項目が編集可能になります。
データ保存
右下の保存ボタンでデータは保存されます。