オフィス文書管理ツール
文書管理ツール 【新規文書作成画面】
新規文書登録処理の流れ
新規文書作成は、定義済みの文書グループを選択し、文書グループ毎に定義した、連動項目を登録し、新規作成ボタンをクリックしてください。文書グループで定義した連動項目は、文書グループ毎に必要な項目が自動でセットされます。
文書グループ数が増えた場合、最上段の抽出ボタンで、文書グループの絞り込みが可能です。絞り込みは、IDと文書グループ名の文字、いずれかを選択後、絞り込み条件を定義することで、抽出処理が行えます。
アプリケーション利用
ExcelやWord、PowerPointで作成した定型文書を元に、連動項目を反映した新規データがそれぞれのアプリケーションで開かれます。
開かれたデータファイルは、従来通り自由に編集していただいて結構です。
Excelなら、シートの追加や、式の追加など行って印刷、保存していただけます。
Excleでの見積書運用事例
文書グループの登録
Excelで従来ご利用中のデータファイルをひな型ファイルとして必要な項目だけ残し、保存します。
文書グループの設定で、新規に文書グループ名【見積書】という文書グループを登録します。文書保存フォルダを指定し、上記のひな型（テンプレート）Excelデータを基本ファイルとして登録します。
連動項目の設定では、見積書の宛先セルを【取引先】、件名セルを【件名】、見積日付セルを【日付】と登録し、文書グループを保存します。
新規文書の作成
新規文書作成で、文書グループ【見積書】を選択し、文書連動項目情報登録に表示された、【取引先】【件名】【日付】を登録し、新規文書の作成ボタンをクリックすれば、Excelが起動し、連動項目が登録された見積書が開かれます。
後は、見積内容を登録し、必要であれば印刷、PDFファイル、Faxなど、従来の見積書発行処理を行い、Excelのメニューで文書の保存を行い、終了できます。
文書の管理
文書一覧で【見積書】を選択し、文書一覧から閲覧や編集したい見積書を探し、一覧をダブルクリックすればExcelが起動し見積書が開かれます。
連動項目を指定し、キーワードで抽出する事も可能です。
また、連動項目での特定が難しい場合、全文検索タブで、見積書の文書グループを選択後、探したいたいキーワードを登録し全文検索を行い、見積書内の全てのデータをチェックし、該当データを有する文書が一覧で表示されます。
目的によって、文書管理も2種の管理機能をご利用いただけます。
文書管理の文書一覧や全文検索は、それぞれのページをご確認ください。