ClickOnceは、Windows Forms、Windows Presentation Foundation（WPF）などで作成したアプリケーションをユーザーのマシンにインストールするための手法です。

これにより、本来、インストール時にアプリケーションの発行者の署名が表示されるのが良いのですが、無料配信ツールという位置付けで証明書を取得せずに、スタートします。

これにより、アプリケーションの発行元が不明のままです。でも、当面は、オフィス匠を信頼し、ご利用頂けるところのみお使いいただこうと思います。

そのうち、ニーズが明確になれば、証明書購入しよう

商家村塾では、イノベーションに役立つネットツールをご紹介しております。

Excelでブログ記事を作成し、XML-RPCを使ってMovableTypeに投稿するツール。

イメージボタンを誰でも簡単に作成できるツール

ネットショップに活用できる、写真などの画像を一括でサイズ変更、正方形化、枠付け、影付けなどの処理が出来るレタッチツール

検索順位の調査を自動で行い、検索順位の結果もグラフで確認できるツール。

ビジネスブログのホームページのキャッチコピーを簡単に作成できるツールなど、豊富に取り揃えています。

リアルゲットメンバーサイトは、商家村塾同様、オフィス匠株式会社が運営するサイトです。リアルゲットは、おもにWebによるビジネスソリューションをご提供するサイトです。合わせてご利用ください。

Excel ブログ記事

リアルゲットメンバーサイトは、WiondowsServerをプラットホームに、MovableTypeでコンテンツの作成や管理を行っています。そこで、ASP.NET 2.0 を使って、MovableTypeから生成したページを対象にメンバーシップを利用し、会員管理を行っています。

よろしければご覧ください。

Excel見積書の管理から文書管理ツールの役割を理解する

人がOfficeデータの管理は、目的文書のカテゴリ分け（保存フォルダ選択）、ひな型文書、編集、保存と人が行ってます。

後日、見積書を変更したり、参照するため、当該ファイルを探すのも人が行ってきました。

最近は、デスクトップサーチ機能などOSやアドオンソフトも豊富に出ていますが、運用はリテラシーに依存する傾向が強く、標準化は進まないのが現状です。

本、文書管理ツールは、従来人が行ってきた管理要素のみ、ツールに任せる仕組みを採用しています。

このため、操作も簡単で、文書グループの定義そのものが、業務の標準化作業として発生しますが、設定そのものも従来の流れをそのままシステム化したような内容に無ています。

最も重要な文書データの編集に関しては、従来通り、全てアプリケーションが担いますので、特別な制約もなく、自由に文書編集できます。

見積書の管理フロー

見積ひな型の作成

普段会社で使用中のExcelで作った見積書をひな型データとして利用する事にします。

明細行を書くと自動的に合計金額に計算結果が反映されるそんな計算式を埋め込んだ、ごく普通のExcelファイルで作った見積書です。

この見積書では、セル[A5]に、【得意先名】が入ります。セル[C8]には、【見積件名】が、セル[H1]には、【見積日付】が入るように定型化されています。

この様に、普段使っているExcelデータを元に簡単にひな型文書は作成できます。

作成されたひな型ファイルは、文書グループの設定時に必要となり、今後の運用でも新規文書作成時に必ず参照されますので、文書管理ツールの環境設定で指定したフォルダ内に個別の文書グループ別のフォルダを作成し、その中に保存する事にします。

文書グループの設定

文書管理ツールの設定の【文書グループ】タブを選択し、新規の文書グループの登録をします。

ここで、文書グループ名に【見積書】、文書フォルダは、見積専用の文書フォルダを新規作成し定義します。

基本文書ファイルには、先ほど作成したひな型データの保存先を開き、保存したExcelデータを指定します。

連動項目の設定は、ひな型のシートのセル[A5]【得意先名】、セル[C5]【見積件名】、セル[H1]【見積日付】となっているので、

連動項目の左の枠に、A5と書き、表示名に得意先と記入します。

C8、見積件名、H１、見積日付と3項目の連動項目を設定します

これで、保存ボタンを押せば、文書グループの定義は完了です。

新規見積書の作成

文書管理ツールの新規文書作成タブをクリックし、文書グループ一覧から、先ほど定義した【見積書】という、文書グループを選択すると、下部に、連動項目が表示されます。

得意先名、見積件名、見積日付を登録し、新規文書作成ボタンをクリックします。

Excelが起動し、下記のように、得意先名、見積件名、見積日付が反映され、新しいExcelBookが開かれます。

この後は、従来通りのExcel機能を活用し見積書を追記し、保存、印刷やメール送信、PDFファイルの作成、などを行い見積書を行っていただけます。

見積の管理

作成した見積書は、上記のように、連動項目を索引とする一覧で管理が可能です。

Ｅｘｃｅｌを眠らせないツールが文書管理ツール

文書管理ツールとは、定型文書をＥｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄ、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔなどＯｆｆiceを利用し作成編集したデータを素早く見つけるための抽出機能や、とことん探すための全文検索機能を付加させるツールです。

文書管理ツールの機能

文書管理ツール活用シーンは沢山ある

ExcelやWordを使った定型文書の多くが、文書管理ツールで運用可能な文書になります。

ビジネスでは多くの定型文書をOfficeアプリで作成しているものです。そんな定型文書をオフィスの柔軟な文書作成編集をそのままに、ファイル管理機能を使い出来るのが文書管理ツールの強みです。

文書管理ツール　【全文検索】

文書管理ツールには、ExcelやWordで作成された文書グループ毎に登録されている全ての文書のデータを対象に、リアルタイム全文検索を行う事が可能です。

この機能は、最新のファイル内容に基づく検索を行うため、予めインデックスなど作成せず、検索要求時に、全ての文書データの内容を検索します。このため、文書数が多くなると、時間がかかるケースも有ります。あらかじめご了承ください。

検索方法

全文検索は、中ほどのテキストボックスに検索したいキーワードを登録し、全文検索ボタンをクリックすれば開始します。検索キーワードは、複数定義できます。複数の検索キーワード設定する場合は、キーワードとキーワードの間を、スペースで区切ってください。尚、複数キーワードの設定時は、AND検索となり、全てのキーワードが存在するファイルのみ、検索結果に反映されます。

検索結果は、下段の文書一覧領域に表示されます。一覧の中の文書をダブルクリックする事で、文書を開く事が出来ます。

尚、全文検索による文書一覧領域では、ファイルの削除処理は行えません。削除が必要な場合、文書一覧タブから、行ってください。

文書管理ツール　【文書一覧】

文書一覧は、作成した文書データを探すための機能です。

文書グループの抽出機能や、文書グループ内の文書の抽出機能が活用できます。

文書の抽出は、文書グループでと定義した連動項目を対象に絞り込みが可能です。

文書グループの選択

文書グループ一覧領域に表示された、文書グループを選択することで、下段の文書一覧領域に、文書グループ内の全ての作成済み文書が表示されます。

文書グループ数が多い場合、最上部の文書グループ抽出ボタンで、文書グループの絞り込みを行えます。

文書選択

文書一覧に文書が表示されたら、目的の文書をクリック後、ダブルクリックでアプリケーションが起動し、当該文書が編集可能となります。文書の編集後は、アプリケーション毎の保存作業で、終了していただいて構いません。

文書一覧の特定文書を選択後、マウスの右クリックで、選択した文書を削除できます。削除処理を実行することで、文書管理ツールの文書情報データも自動で削除されます。

文書の抽出

文書数が多い場合、中ほどに文書抽出ボタンで、文書の絞り込みを行えます。

注意点

複数のユーザーで本文書管理を使用する際、お使いのPCに未インストトールの文書や、古いバージョンのアプリケーションでは、当該文書が開けないのでご注意ください。

文書管理ツール　【新規文書作成画面】

新規文書登録処理の流れ

新規文書作成は、定義済みの文書グループを選択し、文書グループ毎に定義した、連動項目を登録し、新規作成ボタンをクリックしてください。文書グループで定義した連動項目は、文書グループ毎に必要な項目が自動でセットされます。

文書グループ数が増えた場合、最上段の抽出ボタンで、文書グループの絞り込みが可能です。絞り込みは、IDと文書グループ名の文字、いずれかを選択後、絞り込み条件を定義することで、抽出処理が行えます。

アプリケーション利用

ExcelやWord、PowerPointで作成した定型文書を元に、連動項目を反映した新規データがそれぞれのアプリケーションで開かれます。

開かれたデータファイルは、従来通り自由に編集していただいて結構です。

Excelなら、シートの追加や、式の追加など行って印刷、保存していただけます。

Excleでの見積書運用事例

文書グループの登録

Excelで従来ご利用中のデータファイルをひな型ファイルとして必要な項目だけ残し、保存します。

文書グループの設定で、新規に文書グループ名【見積書】という文書グループを登録します。文書保存フォルダを指定し、上記のひな型（テンプレート）Excelデータを基本ファイルとして登録します。

連動項目の設定では、見積書の宛先セルを【取引先】、件名セルを【件名】、見積日付セルを【日付】と登録し、文書グループを保存します。

新規文書の作成

新規文書作成で、文書グループ【見積書】を選択し、文書連動項目情報登録に表示された、【取引先】【件名】【日付】を登録し、新規文書の作成ボタンをクリックすれば、Excelが起動し、連動項目が登録された見積書が開かれます。

後は、見積内容を登録し、必要であれば印刷、PDFファイル、Faxなど、従来の見積書発行処理を行い、Excelのメニューで文書の保存を行い、終了できます。

文書の管理

文書一覧で【見積書】を選択し、文書一覧から閲覧や編集したい見積書を探し、一覧をダブルクリックすればExcelが起動し見積書が開かれます。

連動項目を指定し、キーワードで抽出する事も可能です。

また、連動項目での特定が難しい場合、全文検索タブで、見積書の文書グループを選択後、探したいたいキーワードを登録し全文検索を行い、見積書内の全てのデータをチェックし、該当データを有する文書が一覧で表示されます。

目的によって、文書管理も2種の管理機能をご利用いただけます。

文書管理の文書一覧や全文検索は、それぞれのページをご確認ください。

文書管理ツール　【文書グループ設定画面】

文書グループ設定画面の説明

文書グループ設定画面は、大きく分け上部の一覧領域と、下段のデータ登録領域にわかれています。

新規文書グループの追加は、上段の一覧画面での[*]のついた空白行を選択し、下段のデータ登録画面が、全て空になったのを確認の上、行ってください。

上段の一覧画面で既にデータが登録されている行を選択した場合、下段のデータ登録領域に変更可能な情報が自動で表示されます。データの編集作業を行う場合は、一覧表示の中のデータを選択し、作業を行ってください。

連動項目について

Excel及びPowerPointを基本文書ファイルとして登録した場合、新規作成時に、連動項目で設定した内容が、自動的に新規文書に反映されます。

Excelをご利用の場合、先頭のSheet内のどのセルでも指定可能で、最大4か所指定することが可能です。この設定を行うことで、新規文書作成時に、定義した内容が自動的に新規文書のセルに登録されます。

PowerPointを基本文書ファイルとして登録した場合、先頭ページが、プレゼンテーションのスライドレイアウト、「タイトルスライド」の場合、【タイトル】と【サブタイトル】に新規文書作成時に定義した内容が反映されます。

Wordを基本文書ファイルとして登録した場合、管理ツールの文書情報として登録されるだけで、Wordデータには全く反映されません。

※Wordの表紙機能や、テンプレート機能を使った基本文書を利用される場合、別途有償ですが、自動連携機能を追加するすこともできます。

登録済み文書グループの編集

抽出ボタン

文書グループ数が多くなり、文書グループの選択に時間がかかる際、抽出機能をご利用いただけます。 抽出キーワードを入力し、本抽出ボタンをクリックする事で、文書グループ名に該当する文字が有るものだけチボリ込み処理が可能です

一覧情報の並び替え

文書グループ情報の一覧画面の項目（見出し）名をクリックする事で、各項目ごとに昇順・降順の並び替えが可能になります。

編集

編集対象の文書グループ選択後、各データ項目が編集可能になります。

データ保存

右下の保存ボタンでデータは保存されます。

文書管理ツール　【環境設定】

管理データとは、文書管理ツールが管理する個々の文書グループの情報を保存しているファイルです。環境設定では、この管理データの保存先フォルダの設定を行います。

管理データ保存フォルダの指定

「管理データ保存フォルダ」ボタンをクリックし、フォルダ選択ダイアログが表示されたら、保存先ホルダを選択してください。選択されたフォルダは、右のテキストボックスに自動で表示されます。

管理データ保存フォルダは、ローカルフォルダに限らず、ローカルネットワークのファイルサーバー上にも設置できます。ファイルサーバー上に設置した場合、複数のユーザーで文書情報を共有する事も可能です。

担当者名の設定

この担当者名は、新規文書作成時に、文書管理情報に記載される作成者名に自動で反映されます。

環境設定時に作成されるファイル

初期環境設定時に管理データ保存フォルダに以下のファイルが作成されます。

このファイルは、文書グループ情報を保存するためのファイルです。削除すると、全ての文書管理機能が使用不可能となります。

取り扱いには十分注意をしてください。

文書管理ツール概要

Excel、Word、PowerPointなどのOffcieアプリケーションを使い、定型化された文書を管理されているケースが有ります。

作成されたデータは、ファイル名に文書情報を付けたり、目的別でフォルダ分けし管理される事が多く、後日内容確認をするには、ファイルを一つづ開き確認する事が結構多いものです。

これらのOfficeデータを一元的に管理するのが、文書管理ツールの目的です。

文書管理ツール構成

文書管理ツールは、基本となる管理データで複数の文書グループを一元的に情報管理します。

文書グループは、使い慣れたExcelやWord、PowerPointでユーザーが作成したデータをひな型ファイルとして活用できます。

文書グループは、新規文書作成時にひな型ファイルを元に新たなデータを作成し、登録時に定義した情報を自動的にリンクさせる事が出来ます。

作成された新規文書は、文書グループ内に自動的に連番を付与され新たなファイルとして作成されますが、Officeデータですから、ファイルマネージャからも簡単に開く事が出来ます。

文書管理ツールとデータの連携

文書管理ツールは、新規文書の作成時、同一の文書グループごとのテンプレートファイルを元に、新たな文書を作成し、従来のアプリケーションソフトをそのまま使って文書作成できます。

文書グループ毎のテンプレートも、Excel、Word、PowerPointなど、エンドユーザーの普段利用しているアプリケーションで作成でき、変更も随時可能な柔軟な発想で文書管理を行えます。

作成済みの文書の運用では、文書情報からターゲット文書の特定を行うため、文書情報の抽出機能を活用できるうえ、同一文書グループ内の文書データを全文検索する事も可能です。

個人や小規模グループでの、オフィスソフトのExcelやWord、PowerPointといった多種の文書をユーザーが普段使っているデータをベースにテンプレート化（基本文書化）出来るので、柔軟に文書管理を行えます。

ツールの機能

検索結果順位チェックツール　検索結果表示

結果は推移グラフで表示

出来るだけ短時間に検索結果の状況を把握していただけるよう、検索結果の表示は、ドメイン、キーワードごとの検索調査データに基づく、順位推移グラフで確認していただけます。

日々の結果を最大２０日間をグラフ表示します。

ドメインとキーワードを選択すれば、それぞれの検索結果順位を推移グラフとして表示します。

便利な自動プレビュー機能

自動プレビューボタンを押せば、登録済みの全てのドメインとキーワードを自動的に表示します。

検索結果順位チェックツール　検索順位チェック

検索結果順位調査は、予め登録されたドメインを選択し、検索結果順位チェックボタンをクリックすれば開始されます。

登録済みドメイン表示ボックスに複数のドメインが表示されている場合、Ctrlキーや、Shiftキーを押しながら選択することで、複数のドメインを指定できます。

と録済みドメイン全て一括で調査する場合、全て選択をクリックする事で、登録済みドメイン表示ボックス内の全てのドメインを選択できます。

検索順位チェック状況は、調査状況に表示されます。検索結果は、右側の調査結果一覧表示領域に順次表示されます。

検索結果順位チェックツール　検索順位調査対象設定

検索順位調査対象の管理

登録済みの検索順位調査対象の管理を行うには、登録済みドメイン表示ボックス内の対象のドメインをクリックすれば、定義済みキーワードが表示されます。キーワードボックス内のキーワードは、削除はDeleteキーで行います。

キーワードの追加は、新規登録と同じく、キーワードボックス内に、キーワードごとに改行し、自由に登録できます。

登録済みのドメインを削除する場合は、ドメインリストの対象となるドメインを選択後、マウスボタンの右クリックで削除が可能です。

検索結果順位チェックツール　環境設定

検索結果順位チェックツールは、保存ホルダ内に、各種定義ファイルや、順位チェック処理で取得したデータをXMLファイル形式で保存します。

データベースなどを使用しないため、取得後のデータは、テキスト形式で2次利用も簡単に行える仕組みで構成されています。

環境設定処理

Workフォルダの選択ボタンをクリックすると、ダイアログが表示されますので、保存先りフォルダを選択するだけで、簡単に設定できます。

ダイアログで新たなフォルダも作成できますので、ローカルコンピュータや、ファイルサーバーの特定フォルダを指定してください。

複数のユーザーで、検索結果を閲覧する際、共有フォルダに保存し、同一のフォルダを指定することで、別のPCから結果を表示できます。